Laboral – Erasmus Mais

Ficha Especial de Informação sobre Tratamento de Dados Pessoais

Trabalhadores da ErasmusMais

A ErasmusMais procede ao tratamento dos dados pessoais abaixo identificados em conformidade com as normas aplicáveis em matéria de proteção de dados e segurança da informação, designadamente o Regulamento (UE) 2016/679 (RGPD) e a Lei n.º 58/2019, de 8 de agosto (LERGPD), sendo o tratamento de dados realizado nos seguintes parâmetros:

1.Responsável pelo Tratamento

Agência Nacional Erasmus+ / ErasmusMais, Pessoa Coletiva com o NIF 600086321, com endereço postal na Praça de Alvalade, n.º 11, 1700-037 Lisboa, Telefone +351 210 101 900 e Correio Eletrónico agencianacional@erasmusmais.pt.

2.Contactos do Encarregado da Proteção de Dados

O responsável pelo tratamento designou um Encarregado da Proteção de Dados (EPD), nos termos do artigo 37.º do RGPD, que se encontra disponível para esclarecimento de quaisquer questões relacionadas com o tratamento de dados pessoais através dos seguintes endereços de correio eletrónico: data.protection@erasmusmais.pt. O EPD encontra-se identificado em https://ErasmusMais.protecaodedados.com/ErasmusMais/encarregado/.

3.Categorias de Titulares de Dados

Trabalhadores da ErasmusMais vinculados por contrato de trabalho, incluindo trabalhadores em regime de contrato por tempo indeterminado, a termo e em regime de mobilidade ou cedência de interesse público, bem como estagiários e bolseiros integrados no âmbito da organização. [A presente Ficha é igualmente aplicável, com as devidas adaptações, a ex-trabalhadores cujos dados sejam ainda objeto de tratamento para cumprimento de obrigações legais ou para defesa de interesses legítimos.]

4.Dados Pessoais a Tratar

As categorias de dados pessoais objeto de tratamento incluem: dados de identificação civil (nome, número de identificação civil e fiscal, data de nascimento, naturalidade, nacionalidade, estado civil); dados de contacto (morada, telefone, correio eletrónico); dados profissionais e de carreira (categoria profissional, cargo, antiguidade, habilitações académicas e profissionais, formação realizada, avaliação de desempenho); dados de remuneração e benefícios (vencimento base, suplementos, IBAN); dados de segurança social e fiscais (número de segurança social, NIF, retenção na fonte, IRS); dados de assiduidade e pontualidade (registos de presença, faltas, férias, licenças); e, quando legalmente exigível, dados de saúde limitados à aptidão para o trabalho ou ao apuramento de absentismo protegido. [O tratamento de dados de saúde é realizado com fundamento nas obrigações jurídicas de Direito do Trabalho e de Segurança Social, nos termos do artigo 9.º, n.º 2, al. b), do RGPD e dos artigos 28.º e 29.º da LERGPD.]

5.Contexto e Finalidade do Tratamento

Os dados pessoais dos trabalhadores são tratados para as finalidades inerentes à gestão da relação laboral, incluindo, designadamente: recrutamento e seleção; celebração, gestão e cessação do contrato de trabalho; processamento de remunerações e outros encargos; gestão da assiduidade, férias e licenças; gestão da formação e desenvolvimento profissional; avaliação de desempenho; gestão da medicina do trabalho e da segurança e saúde no trabalho; cumprimento das obrigações declarativas perante a Segurança Social, a Autoridade Tributária e Aduaneira e a Autoridade para as Condições do Trabalho; e gestão de benefícios sociais.

6.Fundamento Jurídico do Tratamento

O tratamento dos dados pessoais dos trabalhadores tem como fundamento de legitimidade, nos termos do artigo 6.º do RGPD: (a) a execução do contrato de trabalho de que o titular é parte (art. 6.º, n.º 1, al. b)); (b) o cumprimento de obrigações jurídicas decorrentes do Código do Trabalho, do Código dos Regimes Contributivos do Sistema Previdencial de Segurança Social, do Código do IRS, do Código do IVA, da Lei Geral do Trabalho em Funções Públicas e demais legislação laboral e fiscal aplicável (art. 6.º, n.º 1, al. c)); e (c) o consentimento expresso do trabalhador, para finalidades específicas não abrangidas pelos fundamentos anteriores (art. 6.º, n.º 1, al. a)). O eventual tratamento de dados de saúde fundamenta-se no artigo 9.º, n.º 2, alíneas b) e h), do RGPD.

7.Consequências do Não Fornecimento de Dados Facultativos

Os dados tratados com base no consentimento do trabalhador são de fornecimento facultativo. A não prestação ou a retirada do consentimento não afeta a validade nem a execução do contrato de trabalho, apenas impossibilitando os tratamentos acessórios que dependam desse consentimento.

8.Consequências do Não Fornecimento de Dados Necessários

O fornecimento dos dados de identificação, fiscais, de segurança social e dos demais dados obrigatórios por força do contrato de trabalho e da lei é condição necessária à celebração e execução do contrato de trabalho e ao cumprimento das obrigações legais da ErasmusMais enquanto entidade empregadora. O não fornecimento desses dados pode comprometer a legalidade da relação laboral ou o cumprimento das obrigações declarativas e contributivas da ErasmusMais.

9.Destinatários

Os dados pessoais dos trabalhadores podem ser comunicados, na medida do legalmente exigível, às seguintes entidades: Autoridade Tributária e Aduaneira (declarações de IRS, retenção na fonte); Instituto da Segurança Social e Caixa Geral de Aposentações (declarações de remunerações e contribuições); Autoridade para as Condições do Trabalho (ACT); entidade bancária (para processamento de remunerações); e demais autoridades públicas quando legalmente obrigatório. O tratamento pode ser realizado por subcontratantes de processamento de vencimentos ou de gestão de recursos humanos, devidamente vinculados nos termos do artigo 28.º do RGPD.

10.Medidas de Segurança

Estão implementadas as medidas de segurança técnica e organizativa consideradas adequadas para assegurar um nível de segurança do tratamento adequado ao risco, incluindo, designadamente, medidas de controlo de acesso, cifragem, pseudonimização, salvaguarda e recuperação de dados, monitorização contínua e planos de resposta a incidentes, nos termos do artigo 32.º do RGPD.

11.Local de Recolha de Dados

Os dados pessoais são recolhidos diretamente dos trabalhadores, no âmbito do processo de recrutamento e durante a vigência da relação laboral, através de formulários, documentos comprovativos e comunicações internas. Poderão ainda ser recolhidos junto de entidades terceiras, como o médico de trabalho ou entidades de formação, nos limites legalmente permitidos.

12.Prazo de Conservação

Os dados pessoais dos trabalhadores são conservados durante a vigência da relação laboral e, após a sua cessação, pelos prazos estabelecidos na legislação laboral, fiscal e de segurança social aplicável. Em particular: os processos individuais são conservados pelo prazo de 5 anos após a cessação do vínculo laboral; os registos de remunerações e contribuições são conservados pelo prazo de 10 anos, nos termos da legislação fiscal e de segurança social; os registos de acidentes de trabalho e doenças profissionais são conservados pelo prazo legalmente aplicável. [Os prazos específicos para cada categoria de dados encontram-se definidos no Registo de Atividades de Tratamento da ErasmusMais, em conformidade com a legislação aplicável.]

13.Comunicação de Dados

Para além das comunicações referidas no campo «Destinatários», os dados pessoais podem ser comunicados a entidades de auditoria, de controlo ou judiciais, nos termos e com os limites da lei, designadamente em caso de litígio laboral ou de inspeção do trabalho.

14.Interconexão de Dados e Decisões Automatizadas

Não existem interconexões externas de dados para além das previstas no presente documento. Não são realizadas operações de tomada de decisão exclusivamente automatizada, incluindo a definição de perfis (profiling), que produzam efeitos jurídicos sobre os titulares ou que os afetem significativamente de forma análoga, nos termos do artigo 22.º do RGPD.

15.Transferências Internacionais de Dados Pessoais

Não são realizadas transferências de dados pessoais para países terceiros ou organizações internacionais fora do Espaço Económico Europeu, salvo nos casos em que tal seja legalmente exigível ou se verifiquem as condições previstas nos artigos 44.º a 49.º do RGPD.

16.Tratamentos e Suportes

Os dados pessoais dos trabalhadores são tratados nos sistemas informáticos de gestão de recursos humanos, processamento de vencimentos e gestão de assiduidade da ErasmusMais, bem como em processos individuais em suporte analógico, nos termos da legislação de arquivo aplicável.

17.Direitos do Titular dos Dados

O titular dos dados tem o direito de solicitar ao responsável pelo tratamento, nos termos e com as limitações previstas nos artigos 15.º a 22.º do RGPD:

Acesso (art. 15.º) – Conhecer se os seus dados são tratados e obter cópia dos mesmos;
Retificação (art. 16.º) – Solicitar a correção de dados inexatos ou incompletos;
Apagamento (art. 17.º) – Solicitar a eliminação dos dados («direito a ser esquecido»), quando aplicável;
Limitação (art. 18.º) – Solicitar a suspensão temporária do tratamento dos seus dados;
Portabilidade (art. 20.º) – Receber os dados num formato estruturado e de leitura automática;
Oposição (art. 21.º) – Opor-se ao tratamento nas situações previstas na lei.

Nas situações em que o fundamento do tratamento seja o consentimento, o titular tem ainda o direito de retirar o consentimento previamente prestado, a qualquer momento e sem prejuízo da licitude do tratamento realizado com base no mesmo até à retirada, nos termos do artigo 7.º, n.º 3, do RGPD.

18.Direito de Reclamação à Autoridade de Controlo

O titular dos dados pode sempre exercer o direito de apresentar reclamação junto da Comissão Nacional de Proteção de Dados (CNPD), autoridade de controlo nacional competente, através do sítio eletrónico www.cnpd.pt ou do endereço postal: Rua de São Bento, n.º 148 — 3.º, 1200-821 Lisboa, nos termos do artigo 77.º do RGPD.

19.Endereço para Exercício de Direitos

Para solicitar qualquer informação, apresentar reclamações ou requerer o exercício dos direitos previstos nos artigos 15.º a 22.º do RGPD, é favor contactar o Encarregado da Proteção de Dados através do correio eletrónico data.protection@erasmusmais.pt ou através do Formulário de Exercício de Direitos disponível em https://ErasmusMais.protecaodedados.com/ErasmusMais/formularios/.

20.Política de Proteção de Dados

As operações de tratamento de dados pessoais realizadas pela ErasmusMais são efetuadas em conformidade com a Política de Proteção de Dados Pessoais e de Privacidade, disponível em https://ErasmusMais.protecaodedados.com/ErasmusMais/politicas/ e em www.erasmusmais.pt.

21.Versão da Ficha de Informação

Versão: 1.0

Data: 10.03.2026

Autor: Manuel Melo, EPD